Kristina Kolbe

Reisekostenabrechnung für Startups: Tipps für eine effiziente Abrechnung

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Die Startup-Szene in Deutschland boomt. Ob Netzwerke aufbauen, Geschäftspartner besser kennenlernen oder Geschäftsabschlüsse fördern: Dienstreisen haben dabei einen maßgeblichen Einfluss auf das Wachstum und den weiteren Geschäftserfolg der Startups. Doch unabhängig davon, aus welchem Grund eine Dienstreise stattfindet - in jedem Fall ist sie mit Ausgaben verbunden, die den Dienstreisenden in den meisten Fällen über eine zeitaufwändige Reisekostenabrechnung zurückerstattet werden. Wie die Reisekosten effizienter gemanagt und abgerechnet werden können, ist hier zusammengefasst.

 

Welche Kosten kommen während einer Dienstreise auf?

 

Eine Dienstreise ist grundsätzlich mit einem finanziellen Aufwand verbunden. Abhängig von der Länge und dem Zweck der Dienstreise können dabei Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Nächtigungskosten sowie sonstige Reisenebenkosten auf Mitarbeiter zukommen. In den meisten Fällen strecken Mitarbeiter die gesamten Kosten dabei aus eigener Tasche vor und fordern die Ausgaben über eine Spesenabrechnung zurück. Dafür, und für die anschließende steuerliche Geltendmachung, müssen Belege als Nachweis für die Ausgaben vorgelegt werden. Eine Ausnahme stellt hier der Verpflegungsmehraufwand im In- und Ausland dar - dieser wird stets über Pauschale abgegolten. Wenngleich Arbeitgeber gesetzlich nicht dazu verpflichtet sind, die Kosten der Dienstreise zurückzuerstatten, so hat sich die Kostenübernahme dennoch etabliert. Denn einerseits wird dadurch die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert, andererseits können die Ausgaben auch als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Doch die Reisekostenabrechnung ist mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Um die Dienstreise und Abrechnung bequemer und effizienter zu gestalten, können Unternehmen auf moderne Firmenkreditkarten für Mitarbeiter setzen.

 

Was sind Firmenkreditkarten für Mitarbeiter?

 

Firmenkreditkarten für Mitarbeiter sind im Grunde unternehmerische Kreditkarten, die mit einem Geschäftskonto verbunden sind. Sie können dabei entweder für einen konkreten Angestellten oder für mehrere Mitarbeiter ausgestellt werden. In vielen Fällen besitzen Unternehmen dabei nur eine zentrale oder wenige Kreditkarten für bestimmte Abteilungen. Das bedeutet: sämtliche Zahlungen müssen angefragt, weitergeleitet, bestätigt und dann genehmigt oder abgelehnt werden. Dies sorgt für Ineffizienz, hohen manuellen Aufwand und raubt die Flexibilität. Moderne FinTechs wie Moss erweitern den Handlungsspielraum von traditionellen Firmenkreditkarten, indem sie es ermöglichen, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen unendlich viele physische und virtuelle Kreditkarten besitzen können. Die Kreditkarten sind dabei sowohl personen- als auch zweckbezogen und werden mit einem bestimmten Limit versehen. Nach der Beantragung durchlaufen sie einen einmaligen Freigabeprozess - so ist garantiert, dass das Budget stets im Rahmen bleibt. Jede unternehmerische Ausgabe kann dann mit der persönlichen Firmenkreditkarte getätigt werden. Die Transaktion wird anschließend über das Geschäftskonto des Unternehmens gebucht und kann dort direkt dem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet werden.

 

Welche Vorteile haben Firmenkreditkarten auf Dienstreisen?

 

Keine Spesenabrechnung

Selbst wenn die Kosten der Dienstreise vom Arbeitgeber übernommen werden, ist es in zahlreichen Unternehmen üblich, dass Mitarbeiter zuerst die gesamten Kosten aus eigener Tasche vorstrecken und die Reisekosten dann über eine Reisekostenrückerstattung zurückfordern. Dies kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern kann in vielen Fällen auch nervenaufreibend sein. Mitarbeiter, die während ihrer Dienstreise mit einer eigenen Firmenkreditkarte ausgestattet sind, müssen keine privaten Barauslagen tätigen. Die Kreditkarten können mit ein paar Klicks erstellt werden und mit dem nötigen Limit ausgestattet werden. Anschließend können alle anfallenden Ausgaben während der Dienstreise bequem mit der unternehmenseigenen Firmenkreditkarte beglichen werden. Durch die Verwendung von Firmenkreditkarten gehört die aufwändige Spesenabrechnung somit der Vergangenheit an.

 

Digitalisierung aller Belege

 

Das manuelle Sammeln und Sortieren von Belegen stellt eine der zeitaufwändigsten Arbeiten der Reisekostenrückerstattung dar. Viel zu oft kommt es dabei zur Erkenntnis, dass Belege fehlen oder nicht mehr auffindbar sind. Eine ganzheitliche Ausgabenlösung, die auf Firmenkreditkarten basiert, löst diesen Schmerzpunkt auf, indem Mitarbeiter nach einer Transaktion mit der Kreditkarte aufgefordert werden, die zugehörigen Belege per Foto zu digitalisieren. Die Transaktionen und zugehörigen Belege können dabei in einer zentralen Plattform von Finanzverantwortlichen in Echtzeit eingesehen und bei Bedarf in eine beliebige Buchhaltungssoftware exportiert werden. Ist ein Beleg ausständig, wird eine Erinnerung an die Mitarbeiter ausgesendet. Damit steht einer lückenlosen Dokumentation der Dienstreise nichts im Wege.

 

Höchste Sicherheit und Handlungsfreiheit

 

Kreditkarten sind aufgrund ihrer hohen Sicherheit und flexiblen, weltweiten Anwendbarkeit seit Jahren eines der beliebtesten digitalen Zahlungsmittel auf Reisen - sowohl im privaten als auch im geschäftlichen Bereich. Die Firmenkreditkarten erhöhen den Schutz für Unternehmen dabei zusätzlich, da die Karten personen- und zweckbezogen sowie mit einem Limit ausgestattet sind. Außerdem können alle Transaktionen in Echtzeit von Finanzverantwortlichen über eine zentrale Plattform eingesehen werden und Karten bei verdächtigen Aktivitäten in Echtzeit eingefroren werden. Gleichzeitig können Dienstreisende dank der persönlichen Firmenkreditkarte vollkommen frei innerhalb des verfügbaren Rahmens agieren. Dank des einmaligen Freigabeprozesses müssen keine erneuten Rücksprachen bezüglich etwaigen Ausgaben mit Vorgesetzten getätigt werden. Das ermöglicht Mitarbeitern maximale Flexibilität und Handlungsfreiheit, während dem Arbeitgeber vollständige Transparenz und Sicherheit gewährleistet wird.

 

Fazit

 

Dienstreisen stellen für Startups eine ideale Möglichkeit dar, um weiter zu wachsen und ihren Unternehmenserfolg zu sichern. Um Dienstreisen und die anschließende Abrechnung der Reisekosten dabei so entspannt wie möglich zu gestalten, sollten Startups auf moderne Firmenkreditkarten für Mitarbeiter setzen, die in unbegrenzter Anzahl beantragt werden können. Dienstreisende können bequem und sicher alle anfallenden Kosten, die im Zuge der Dienstreise anfallen, mit der unternehmenseigenen Firmenkreditkarte begleichen, während das Budget durch einen einmaligen Freigabeprozess stets im Rahmen bleibt. Die zugehörigen Belege werden dabei von den jeweiligen Mitarbeitern direkt digitalisiert. So muss es zu keiner zeitaufwändigen Spesenabrechnung kommen und die lückenlose Auflistung der Reisekosten ist garantiert.


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