Die elektronische Rechnung wird für Unternehmen zunehmend zur Pflicht. Ab Januar 2027 beginnt eine weitere Stufe der gesetzlichen Umstellung. Besonders größere Betriebe müssen ihre Rechnungsstellung darauf vorbereiten. Doch auch kleinere Unternehmen sollten die verbleibende Zeit nutzen.

Eine Rechnung als PDF per E-Mail verschicken und damit ist alles erledigt? Ganz so einfach ist es künftig nicht mehr. Mit der schrittweisen Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung verändern sich die Anforderungen an die Buchhaltung vieler Unternehmen.

Mehr als nur eine PDF-Datei

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine digital verschickte Rechnung. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Ein gewöhnliches PDF erfüllt diese Anforderungen nicht.

Zu den zulässigen Formaten gehören beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD, sofern die jeweiligen technischen Voraussetzungen eingehalten werden.

Neue Pflichten ab 2027

Seit Anfang 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten dagegen Übergangsfristen.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat, bei den betroffenen Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich auf das neue Format umstellen.

Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen im Rahmen der Übergangsregelung noch bis Ende 2027 herkömmliche Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich auch für diese Unternehmen. Gesetzliche Ausnahmen, etwa für bestimmte Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer, bleiben bestehen.

Buchhaltung auf den Prüfstand stellen

Die Umstellung betrifft nicht nur das Rechnungsformat. Unternehmen sollten prüfen, ob ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten kann. Auch die Abläufe bei Rechnungsprüfung, Freigabe und Archivierung müssen gegebenenfalls angepasst werden.

Besonders wichtig ist eine ordnungsgemäße elektronische Aufbewahrung. E-Rechnungen müssen so gespeichert werden, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen erfüllt werden.

Vorteile für den Betriebsalltag

Die Digitalisierung bringt zunächst organisatorischen Aufwand mit sich, bietet langfristig aber auch Chancen. Rechnungsdaten können automatisch übernommen werden, manuelle Eingaben entfallen teilweise und Bearbeitungsprozesse lassen sich beschleunigen.

Gerade Unternehmen mit vielen Ein- und Ausgangsrechnungen können dadurch Zeit sparen und Fehlerquellen reduzieren.

Frühzeitig vorbereiten

Wer sich erst kurz vor Ablauf der Übergangsfrist mit dem Thema beschäftigt, riskiert unnötigen Zeitdruck. Sinnvoll ist es, bestehende Programme zu überprüfen, Mitarbeitende einzuweisen und neue Abläufe rechtzeitig zu testen.

Steuerberater können bei der Umstellung unterstützen und gemeinsam mit den Betrieben klären, welche Anforderungen im Einzelfall gelten. So wird aus einer gesetzlichen Verpflichtung möglicherweise auch eine Chance, die eigene Buchhaltung moderner und effizienter aufzustellen. (red)