Schleswig-Holsteinische Notarkammer. Wer zum Notar geht, kann darauf vertrauen, dass sein Testament, sämtliche beurkundete Verträge, Verfügungen oder Vollmachten im Original sicher aufbewahrt werden. Für die Beteiligten haben diese Dokumente meist eine erhebliche wirtschaftliche Bedeutung. Notare sind neutral, unparteilich und gegenüber allen zur strengen Verschwiegenheit verpflichtet. Manchen Behörden müssen sie aber bestimmte Dokumente offenlegen. Für die Polizei oder Staatsanwaltschaft bleiben die Informationen allerdings versperrt.
Mitteilungspflicht gegenüber Ämtern
Zu den Behörden, die auf die sogenannte Amts- und Rechtshilfe des Notars angewiesen sind, zählt das Finanzamt – allerdings nur dann, wenn es um die Festsetzung von Grunderwerbs-, Erbschafts- und Schenkungs- oder sonstigen Steuern geht. Auch das Standes- und Jugendamt hat bei Familien- oder Erbsachen ein Recht auf die Ausfertigung von Urkunden. Weitere Behörden sind der Gutachterausschuss für Immobiliengeschäfte und das Handelsregister nach Gründung einer Kapitalgesellschaft oder nach der Abtretung von Geschäftsanteilen. Oftmals ist es auch im Zuge eines Grundstückskaufvertrages notwendig, die jeweilige Gemeinde zu informieren, da dieser ein Vorkaufrecht zustehen kann.
Die Verschwiegenheitspflicht gilt außerdem nicht gegenüber notariellen Aufsichtsbehörden, wenn dem Notar ein Verstoß gegen seine Berufspflichten vorgeworfen wird.
Absolutes Stillschweigen gegenüber Dritten
Ansonsten unterliegen Notare - ebenso wie ihre Mitarbeiter - einer sehr strengen beruflichen Schweigepflicht. Diese gilt auch dann, wenn Dritte im Falle eines Rechtsstreits ein berechtigtes Interesse haben sollten, die Urkunden einzusehen. Auch Strafverfolgungsbehörden, insbesondere Polizei oder Staatsanwaltschaft, haben weder ein Recht auf Auskunft noch auf eine Ausfertigung der Urkunde - es sei denn, alle Beteiligten stimmen dem zu, oder es existiert ein richterlicher Durchsuchungsbeschluss. Sollte sich der Notar nicht daran halten, macht er sich strafbar. Ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht zieht ernsthafte disziplinarische Konsequenzen nach sich.
Recht auf Einsicht nur mit Zustimmung
Außer den Unterzeichnern der Urkunde darf nur ein sehr enger und ausgewählter Kreis Einblick in die Dokumente oder aber eine Ausfertigung erhalten. Dazu zählen beispielsweise Erben, Bevollmächtigte oder Unternehmensnachfolger nach einer Umwandlung. Mitunter haben auch gerichtlich bestellte Insolvenzverwalter ein Anrecht darauf.
Andere Personen erhalten nur dann Informationen zu den Dokumenten, wenn die Unterzeichner in der Urkunde selbst oder in einer besonderen Erklärung den Kreis der Berechtigten ausdrücklich erweitern. (red)