Bild: Jonas Leupe @ unsplash.com
Das Firmenhandy ist längst kein reines Statussymbol mehr, sondern in vielen Branchen Standard. Mal klingelt es wegen einer wichtigen Kundenanfrage, mal läuft darauf die private Playlist im Fitnessstudio.
Genau an diesem Punkt verschwimmt die Grenze zwischen Job und Alltag, was Fragen nach Rechten, Pflichten und sogar nach Steuern aufwirft. Wer einmal genauer hinsieht, entdeckt eine spannende Mischung aus klaren Vorgaben und überraschend viel Spielraum.
Ein Smartphone aus der Hand des Arbeitgebers ist zunächst ein Arbeitswerkzeug, das klingt eindeutig. Doch schon nach kurzer Zeit landet darauf die Messenger-App, die Lieblingsserie oder die Buchungsbestätigung für den Urlaub. Rein rechtlich ist das nur erlaubt, wenn die private Nutzung ausdrücklich gestattet ist.
Fehlt eine klare Regelung, gilt das Gerät ausschließlich für den Job, was vielen schwer fällt, vor allem wenn es sich um ein iPhone 17 oder ähnliches handelt. Deshalb setzen viele Firmen auf klare Vereinbarungen im Arbeitsvertrag, damit von Anfang an feststeht, ob das Handy nur für die Arbeit oder eben auch für private Zwecke gedacht ist.
Während es früher selbstverständlich war, neue Smartphones für das Team zu kaufen, denken heute viele Unternehmen nachhaltiger. Refurbished Geräte, also professionell aufbereitete Modelle wie das iPhone 16, schonen nicht nur das Budget, sondern auch die Umwelt. Sie verlängern den Lebenszyklus wertvoller Rohstoffe und sind technisch geprüft. Anbieter wie Back Market haben sich auf diesen Markt spezialisiert und bieten geprüfte Modelle mit Garantie an.
Die spannende Nachricht lautet, wer ein Firmenhandy privat nutzt, muss dafür in den meisten Fällen keinen Cent Steuern zahlen. Der Gesetzgeber hat das in § 3 Nr. 45 Einkommensteuergesetz festgeschrieben, die Voraussetzung ist, dass das Gerät im Eigentum des Arbeitgebers bleibt und dieser auch sämtliche Kosten sowie Risiken trägt.
Ob gekauft oder geleast spielt keine Rolle. Manche Arbeitgeber kaufen sogar private Geräte ihrer Mitarbeiter auf, um sie anschließend offiziell zu überlassen, denn steuerlich ist auch das erlaubt, solange der Eigentumsübergang eindeutig dokumentiert ist. Übernimmt das Unternehmen die Mobilfunkkosten oder erstattet sie, bleibt auch das steuerlich sauber.
Ohne klare Regeln entsteht schnell Chaos. Wer behält das Handy nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses? Wer zahlt, wenn das Display zerspringt und wer kümmert sich um Updates? Damit die Steuerfreiheit nicht gefährdet wird, muss das Gerät im Eigentum des Arbeitgebers bleiben. Deshalb sind schriftliche Vereinbarungen unverzichtbar.
Ein Firmenhandy öffnet die Tür zu vielen Diskussionen. Darf der Arbeitgeber sehen, welche privaten Nachrichten verschickt wurden? Die Antwort ist klar nein, denn private Inhalte sind geschützt, solange die Nutzung erlaubt ist.
Auch das Thema Erreichbarkeit ist heikel. Nur weil ein Firmenhandy existiert, heißt das nicht automatisch, dass Mitarbeiter rund um die Uhr auf Abruf stehen. Ohne ausdrückliche Vereinbarung bleibt die Arbeitszeit davon unberührt. Viele Unternehmen setzen daher auf transparente Regeln, die Missverständnisse vermeiden und sowohl Rechte als auch Pflichten eindeutig machen.
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