Fertigungs- und Produktionsunternehmen stehen vor einer großen Entscheidung, die da heißt: Bleiben sie ihrer vielseitigen IT treu oder switchen sie um auf das, was alles vereinen könnte. Die Rede ist von den drei Buchstaben E-R-P, die sich immer stärker in die Unternehmen der Region schleichen.
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Geplant wird mit diesen unternehmerischen Größen: mit der Zeit, mit Räumlichkeiten, mit Maschinen, mit Personal und mit Kapital. Im ERP-Wiki heißt es: „Der allgemeingültigen ERP-Erklärung nach kann man ERP-Systeme daher als moderne Unternehmenssoftware verstehen, welche alle Geschäftsprozesse, die in einem Betrieb ablaufen, funktionsbereichsübergreifend unterstützt. Die Lösungen können in sämtlichen Business-Bereichen zum Einsatz kommen – von der Produktion über den Vertrieb bis hin zum Controlling.“ 
Was das in der Praxis für die Unternehmen in Ostholstein bedeuten kann, verrät dieser Ratgeber.
 
Das ERP-System als Datenbasis und Bindeglied
Das ERP-System hat eine Doppelfunktion: Einerseits verbirgt sich dahinter eine große Datenbank, die wichtige Datensätze des Unternehmens vorhält. Zum anderen fungiert das System auch als Bindeglied zwischen den einzelnen Abteilungen, deren Daten in der Datenbank vorliegen und die im System auch prozesstechnisch abgebildet werden. Je nach Unternehmensgröße können das die Abteilungen Produktion und Disposition, Einkauf und Vertrieb sowie Lager und Finanzen sein. Die Idee des Systems ist es, Abteilungen digital zu vernetzen und die Kommunikation zwischen den Ansprechpartnern strukturierter und transparenter zu machen. Dieser Schritt ist für viele Betriebe und Mitarbeiter ein Sprung ins kalte Wasser, denn: Sie müssen sich von alten Strukturen trennen.
Schritt 1: IT-Landschaft prüfen und skizzieren
Voraussetzung für diesen Ablöseprozess ist, dass mit Blick auf die Software-Landschaft des Betriebs eruiert wird, welche Systeme der Betrieb braucht. Um diesen Prozess anzustoßen, stellen sich Unternehmer diese Fragen:

• Welche Systeme sind vorhanden?
• Welches Leistungspotential haben die Systeme?
• Was sind die Vor- und Nachteile der Systeme?
• Woran scheitern sie?

Schritt 2: Komplettlösung statt Insellösung forcieren
Mit den Antworten auf diese Fragen im Gepäck lässt sich eine Prozess- und IT-Skizze erstellen, die viele Vorgänge im Betrieb vereinfachen könnte – und das unter Berücksichtigung von einem System anstatt vieler Einzelsysteme. Im Fachmagazin IT-Production online wird die Ablösung der IT-System-Flut so beschrieben: „Das verspricht eine schlankere Software- und Datenbanklandschaft und damit auch geringere Lizenzkosten sowie niedrigeren Wartungsaufwand. Zudem fallen viele fehlerhafte und ineffiziente Schnittstellen, doppelte Datenhaltung sowie manuelle Prozesse zwischen den Abteilungen weg. Da nur noch eine Datenbank genutzt wird, sind die Informationen meist zuverlässiger und es fällt Mitarbeitern leichter, den Überblick über ihre Aufgaben zu behalten.“
Im Fachmagazin IT-Production online wird die Ablösung der IT-System-Flut so beschrieben: „Das verspricht eine schlankere Software- und Datenbanklandschaft und damit auch geringere Lizenzkosten sowie niedrigeren Wartungsaufwand. Zudem fallen viele fehlerhafte und ineffiziente Schnittstellen, doppelte Datenhaltung sowie manuelle Prozesse zwischen den Abteilungen weg. Da nur noch eine Datenbank genutzt wird, sind die Informationen meist zuverlässiger und es fällt Mitarbeitern leichter, den Überblick über ihre Aufgaben zu behalten.“
In der Praxis kann das bedeuten, …

• dass Produkte rasch nachbearbeitet oder feinjustiert werden können – und direkt jede Abteilung einsehen kann, warum dies nötig war und welche Schritte nun folgen müssen (z.B. Rechnungsstellung).
• dass die zwei Welten der Personal- und Produktionsabteilung sinnvoll miteinander verquickt werden, indem beispielsweise Krankmeldungen als Information für alle Betroffenen vorgehalten werden.
• dass das Qualitätsmanagement IT-technische Unterstützung bekommt und in der Produktion bzw. Dokumentation Toleranzbereiche festgelegt werden, die es ermöglichen, eine gleichbleibend hohe Qualität zu gewährleisten.

 
Darauf kommt es bei der Systemeinführung an
Grundvoraussetzung, um diesen großen Schritt erfolgreich zu gehen, ist der Wille, ein ERP-System einzuführen und damit auch die Abläufe im Betrieb gehörig auf den Kopf zu stellen. An dieser Stelle haben es junge Unternehmer deutlich einfacher. Sie profitieren von der strukturgebenden Wirkung eines ERP-Systems. Zudem gilt es in jungen Betrieben nicht, alte Strukturen zu verabschieden, sondern dem Unternehmen erst Prozessstruktur zu geben. Je nachdem, welche Strukturen aktuell im Betrieb vorherrschen, gilt es diese Phasen auf dem Weg zum ERP-System zu durchlaufen:

1. Diagnosephase. Es gilt Strukturen und Prozesse zu dokumentieren und transparent zu machen. Auch die Mitarbeiter sowie die Verantwortlichen, die zur Neukonzeption benötigt werden, müssen benannt werden.
2. Analysephase. Nun werden die bestehenden Strukturen deutlich tiefer analysiert. Jeder Teilschritt, beispielsweise in der Kommunikation mit Kunden oder in der Produktion wird zerlegt. Nach dem Kosten-Nutzen-Prinzip wird nun geprüft, ob diese Schritte in dem großen System ebenso gut abgebildet werden können – und zu welchem Preis.
3. Konzeptionsphase. Nun muss zu Papier gebracht werden, was es zu ändern gibt. Was hierbei sowie nach der Festlegung etwaiger Testszenarien passiert, ist die Festlegung des Feinkonzepts.
4. Entwicklungsphase. Nun werden Systeme aufgesetzt, getestet und nachjustiert. So entstehen Unternehmenslösungen auf Basis von Systembausteinen.
5. Implementierungsphase. Die realen Daten werden ins neue System gespeist. Nun müssen Testläufe erfolgen, auch die Mitarbeiter müssen auf die neuen Systeme geschult werden. en auf Basis von Systembausteinen.
6. Go-Live-Phase. Mit der Liveschaltung des Systems darf es eigentlich gar nicht mehr spannend werden, denn: Alle Tests und offenen Punkte müssen im Vorfeld geklärt worden sein.
7. Optimierungsphase. Es dauert einige Monate bis diese Phase eingeläutet wird. Nun muss kritisch geprüft werden, an welchen Stellen sinnvoll nachjustiert werden muss.

Wer sich als Betrieb dieser Herausforderung stellt, hat nach einer erfolgreichen Betriebseinführung auch die Chance, sich inhaltlich weiter zu entwickeln, beispielsweise zum zertifizierten, familienfreundlichen Unternehmen.
 
Abbildung 1: pixabay.com © geralt (CC0 Public Domain)