So mancher ist irgendwann einmal über den Begriff HR-Software gestolpert. Doch worum handelt es sich dabei überhaupt? Welche Aufgaben lassen sich damit erledigen? Fragen über Fragen! Einige davon werden im Verlauf dieses Artikels beantwortet. Bevor es in die Tiefe geht, soll an dieser Stelle zunächst erwähnt werden, dass es sich bei HR-Software um eine Lösung in digitaler Form zur Optimierung und Verwaltung der täglich anfallenden Personalaufgaben handelt. Das heißt, dass die HR-Software dafür sorgt, dass Manager und Mitarbeiter die verfügbare Zeit und Ressourcen für profitablere und produktive Aufgaben einsetzen können.

Bis heute hat die HR-Software-Technologie einen langen Weg zurückgelegt. Waren HR-Systeme in den 1980er-Jahren für Unternehmen in größerem Umfang verfügbar, so schritt die Entwicklung in den 1990er-Jahren aufgrund der Einführung webbasierter Software deutlich voran, und HR-Software konnte sich einer noch größeren Bekanntheit erfreuen. Heutzutage handelt es sich meist um Systeme, die cloudbasiert funktionieren. Neue HR-Software ist unkompliziert in andere Datenverwaltungsprogramme integrierbar. Zudem erweisen sich die neuen Systeme als außerordentlich anpassbar. So kann man sagen, dass heute für jede Unternehmensart und Unternehmensgröße eine HR-Software-Lösung am Markt verfügbar ist.

HR-Software: Was macht sie?
Mit einer HR-Software können die Personalabteilungen von Unternehmen unterstützt werden. Aufgaben, die bisher manuell erledigt wurden, können mithilfe einer HR-Software automatisiert werden. Dadurch, dass sämtliche Aufgaben elektronisch erledigt werden, entfällt eine enorme Menge an Papierdokumenten. Unter anderem kann eine HR-Software folgende Funktionen ausführen:

• Zielverfolgung und Leistungsmanagement
• Erstellen von Workflows
• Organisieren und sicheres Speichern von Mitarbeiterdaten
• Messung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Verfolgen von Genehmigungen
• Verwalten von Leistungen
• Selbstbedienungs-Zeiterfassung

Welche Vorteile bietet eine HR-Software?
Der Einsatz einer HR-Software bietet eine nicht unerhebliche Anzahl an Vorteilen. Dazu gehören unter anderem:

• Verschlankte Prozesse
• Fehlerquote wird gesenkt
• Nachfolgeplanung wird verbessert
• Stetiges Feedback
• Deutlich bessere Organisation von Mitarbeiterdaten und Dokumenten

Die passende HR-Software für jedes Unternehmen
Vermutlich ist im Laufe dieses Artikels die Frage aufgekommen, welche HR-Software die beste ist. Das ist eine verständliche Frage, die allerdings nicht pauschal beantwortet werden kann. Denn die Bedürfnisse und Ziele eines Unternehmens sind immer unterschiedlich. Die beste HR-Software-Lösung ist also die, die sich nach eben diesen Bedürfnissen und Zielen richtet.

Unterschiedliche Arten von HR-Software
HR-Software ist ein Sammelbegriff für unterschiedliche Arten. Unter dem Dach dieses Sammelbegriffs tummeln sich verschiedene Varianten.

Human Resources Information System
Ein Human Resources Information System (kurz: HRIS) spielt eine bedeutende Datenverwaltungsrolle. Diese wird für einige HR-Funktionen benötigt. Zu diesen Funktionen zählen beispielsweise die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Rekrutierung von Bewerbern. Bei einem Human Resources Information System kann es sich um eine eigenständige Software handeln, die zur Integration mit anderen HR-Anwendungen entwickelt wurde. Es kann sich bei einem HRIS aber auch um eine zentrale Datenbank in einem sogenannten All-in-One-HR-Software-System handeln.

Onboardingrekrutieru
rding-Software umfasst in vielen Fällen Elemente wie beispielsweise Schulungsverfolgung, elektronische Unterschriften, Pre-Boarding-Pakete sowie weitere automatisierte Funktionen. Diese automatisierten Funktionen sollen der Personalabteilung dabei helfen, dass neue Mitarbeiter eine reibungslose und konforme Einarbeitung genießen können.

Applicant Tracking System
Beim Applicant Tracking System (kurz: ATS) handelt es sich um eine Rekrutierungs-Software. Sie sorgt dafür, dass der Aufwand, der beim Einstellungsprozess entsteht, deutlich geringer ausfällt. Das Applicant Tracking System übernimmt in diesem Prozess Aufgaben wie die Veröffentlichung von Stellenausschreibungen auf mehreren Jobbörsen sowie die Speicherung der Daten von Bewerbern.

Employee Engagement
Beim Employee Engagement geht es darum, die Stimmung und somit die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu verbessern. Außerdem soll das Engagement eines jeden Mitarbeiters und der Teams erhöhen werden. Erreicht werden diese Ziele durch Feedback, Analysen, Coachings und Arbeitsprioritäten.